Da Jake Wilson tok på seg rollen som president for Somerville Youth Soccer Association, møtte han en utdatert programvareplattform for ligaadministrasjon – en som var avhengig av mange regneark for å administrere og krevde mange e-poster for å kommunisere.
Hva SportsEngine gjorde for å hjelpe
Somerville Youth Soccer hentet SportsEngine HQ for å forenkle deres operasjoner, forbedre kommunikasjonen til sine mer enn 1000 idrettsutøvere og posisjonere dem for suksess – nå og fremover.
Hva innvirkningen var
Da Jake Wilson trådte inn som president for Somerville Youth Soccer Association, brukte programmet et utdatert ligastyringssystem. “Systemet ble stykket sammen, med så mange regneark og ineffektive e-poster,” bemerker Wilson. – Det var tydelig at noe måtte endres.
En bakgrunn innen profesjonell kommunikasjon ga Wilson et forsprang på hva han skal se etter i programvare for ligastyring. “Da jeg undersøkte alle alternativene, var det klart SportsEngine hadde alle funksjonene vi trengte,” sier Wilson. “Hvis du er i bransjen, er det ganske tydelig at SportEngine er i en helt egen liga.”
«Støtten til NBC ga oss enda mer selvtillit. Vi visste at dette var et program vi kunne stole på på lang sikt.»
Wilson anbefalte endringen til styret, og de begynte å bruke plattformen i 2017. Forbedringene ble merkbare med en gang.
Somerville har et stort, levende innvandrermiljø, hvorav mange ikke har engelsk som morsmål. Alle e-postene i det forrige systemet var en barriere for mange av disse familiene. “Mange av familiene hadde ikke tilgang til e-postsystemer på jobben eller gjennom det daglige livet,” bemerker Wilson. “Mobilappen er langt mer tilgjengelig for foreldrene våre og holder alle tilkoblet på meningsfulle måter.”
“Vi elsker alle kommunikasjonsverktøyene. Hvis et barn legger igjen en ball eller en genser på banen, er det enkelt å sende en melding i appen og holde kontakten med alle.»
Byttet til SportsEngine lønnet seg da COVID-en rammet våren 2019. Som mange andre la Somerville Youth Soccer Association ned sine programmer. Men da sommeren nærmet seg, foreslo den lokale ordføreren – en respektert nasjonal leder for COVID-19-responsen – at foreningen skulle tilby et sommerprogram. Han visste om den fysiske og psykiske skaden på barn som hadde blitt holdt inne siden mars.
Det eneste problemet? Somerville Youth Soccer hadde aldri tilbudt sommerprogrammer. “Vi er tradisjonelt et vår- og høstprogram,” sier Wilson. “Vi hadde aldri tilbudt et sommerprogram før, så dette var noe helt nytt for oss.”
Gå inn på SportsEngine HQ. “Vi var i stand til å planlegge, sette opp og kjøre registrering i løpet av noen uker,” bemerker Wilson. “Det er ingen måte vi kunne ha gjort det uten SportsEngine.”
Programvaren hjalp dem med å sette opp et unikt registreringsalternativ. “Vi opprettet en ubetalt registrering der familier registrerte seg, men ikke betalte,” sier Wilson. Da sesongen offisielt gikk i luften, ble familiene fakturert og kunne betale online.
“Hele systemet fungerte feilfritt. Vi var i stand til å bruke rabatter, tilby kreditter og spore alle betalinger online.»
Plattformen hjalp dem også med noen andre unike elementer i sommerprogrammet. I løpet av sommeren måtte programmet nå dele felt med baseball- og softball-lag.
“Vi var i stand til å spore feltbruk og tilgjengelighet for hele programmet og begrense dobbeltbestillinger,” bemerker Wilson. «SportsEngine var medvirkende til programmets innsats. Vi hadde ikke vært i stand til å være så vellykket uten den.»